זמן זמן זמן….. כמעט כל שיחה עם עו"ד מגיעה בסופו של דבר לעניין הזמן. לרוב עורכי הדין אין זמן עודף ואפילו חסר להם זמן. אבל אם לומר את האמת, עוד זמן לא היה עוזר. הוא מיד היה נשאב למערכת ושוב היה נוצר מחסור בזמן. ברוב המקרים הזמן מנהל את עורך הדין ולא להפך, למרות שעורכי דין רבים הולכים לקורסים בניהול זמן והזמן מצידו, לא עובר כל הכשרה בניהול עורכי דין.
ביום שלישי האחרון הרצאתי באירוע ההשקה של ועדת הקשר של לשכת עורכי הדין ברמת-גן. לפני ההרצאה שוחחתי עם עורכי-הדין באי האירוע. זכורה לי במיוחד שיחה עם אחד מעורכי הדין שהסביר בעקשנות שאין לו זמן לקחת עוד עבודה מצד אחד אבל הוא לא יכול לעסוק בהרחבת המשרד שלו מן הצד השני. זהו מצב קלאסי של תקיעות. אין לי ספק שאותו עו"ד הוא מוכשר בהחלט ואני גם בטוח בהצלחתו. יחד עם זאת הרגשתי שאני צריך לגעת בנקודה הזו של הזמן בבלוג שלי, מפני שהיא כל כך חשובה ונוגעת לכל כך הרבה עורכי דין.
אז ככה, הבעיה בחוסר הזמן נוצרת בראש ובראשונה מהיחס שלנו, עורכי-הדין, לזמן. הזמן הוא המשאב היקר ביותר של עורך-הדין וכך צריך להתייחס אליו. הוא אפילו יותר חשוב ומשמעותי ממשאב הכסף. כאשר נבין שזמן זה לא משהו שככה סתם מעבירים אותו אלא שהוא יקר מאוד, לא נבזבז אותו בצורה רשלנית על פעילויות אשר אנחנו לא חייבים לעשות בכלל או לחילופין שחייבות להיעשות, אבל לא על ידינו. אני רוצה להציע לכם לאמץ את המשוואה:
זמן = חיים
בכך אני מזמין אתכם להפנים שככל שהזמן חולף החיים חולפים והמיוחד בזמן הוא, שלא ניתן לעצור אותו. הוא ימשיך לנוע קדימה ואם משהו יתקע שם מאחור, זה אנחנו והעבודה שלנו, כי את הזמן אין להשיב.
אז איך זה בא לידי ביטוי בעבודה היומיומית של עורך הדין?
ראשית, אני מציע לעורכי הדין להתחיל לעבוד בשביל זמן ולא לעבוד בשביל כסף. על פי המשוואה זה אומר לעבוד בשביל לחיות. הפועל היוצא של התפיסה הזו יהיה ללא ספק גם כסף וסביר שהרבה יותר ממה שאתם מרוויחים היום. מכיוון שתהיו הרבה יותר יעילים.
שנית, חשוב לאמץ את ההרגל שעו"ד צריך לעשות אך ורק את הדברים אשר הוא מחוייב לעשות מתוקף היותו עורך-דין. כל דבר אחר צריך להיעשות על ידי צוות עובדים, מתמחים, מזכירות וכד'.
עוד חשוב לזכור שהשיטתיות היא אחד המפתחות החשובים ביותר כדי לפנות זמן. אני מכיר עורך דין שיש לו בערך פי שלושה לקוחות מהממוצע אבל הוא לא עובד שעות ארוכות. הוא פשוט הבין שהשיטתיות היא התרופה לבעיית הזמן. במשרד עורכי דין צריכה להיות שיטה ברורה ונהלים ברורים לכל דבר. איך עונים ללקוח, אין פותחים תיק, איך שולחים חשבונות ואיך גובים שכר טרחה. ברגע שהמשרד מתפקד כמכונה משומנת לפי שיטות עבודה ונהלים ברורים המון זמן נחסך ומתפנה. אני גם מציע שהנהלים והשיטות יהיו כתובים בצורה מסודרת בספר נהלים. כך, המשרד אינו הופך תלוי באדם זה או אחר. גם אם מישהו עוזב במפתיע, מסיבה כלשהי, המחליף יכול מעיון קצר בספר הנהלים להבין איך הדברים עובדים.
עצה נוספת בעניין הזמן, היא להשתמש בטכניקה לה אני קורא "יצירת איי זמן". טכניקה זו קובעת שכאשר מתכננים את לוח הזמנים מכניסים תחילה את הדברים החשובים ביותר בהקשר של העבודה והחיים הפרטיים ויוצרים איי זמן בלוח השנה. סביב האיים הללו והפעילויות החשובות הללו בונים את שאר לוח הזמנים. כן, קראתם נכון – איי זמן גם לפעילויות שקשורות לחיים הפרטיים. התפקוד בעבודה לא יכול להיות בשיאו אם החיים הפרטיים מוזנחים בצורה קיצונית. עו"ד חייב על בסיס קבוע, "לטעון את המצברים". התייחסו לפגישות הקשורות אליכם באופן אישי בדיוק באותה רצינות וכבוד בהם אתם נוהגים בפגישות המקצועיות שלכם.
אני זוכר את היום שבו הכנסתי ללוח הזמנים הקבוע שלי חצי יום עם הילדים פעם בשבוע. לקח לי המון זמן להתמודד עם הקושי לעשות זאת, שנבע מחוסר האמונה שזה אפשרי. באותו זמן חבר שהתגרש מאשתו הסביר לי שהקושי שלי הוא לא רציונאלי מפני שאחרי הגרושין הוא מפנה יומיים בשבוע לילדים. ואם היה מפנה יום אחד בשבוע לפני הגרושין, אולי אלה היו נחסכים ממנו. אז, אל תתנו לזמן לנהל אתכם, קחו אחריות על החיים כלומר על הזמן שלכם.
אל תשכחו ליצור איי זמן בכל יום כדי לעסוק בפיתוח העסק שלכם והקריירה. השתמשו בזמן הזה לעבוד על פרויקטים מיוחדים, תוכנית עסקית, אימון והעשרה של צוות העובדים או למידה של משהו חדש שיסייע בגדילה של העסק. זוהי לא פריבילגיה, זה נקרא "ניהול עסק נכון".
לסיום, הייתי רוצה לתת לכם כלי שיעזור לכם להתייעל בצורה משמעותית ככל שהדבר קשור לניהול הזמן שלכם. בשבוע הקרוב תעדו בצורה מסודרת כל פעילות שאתם עושים ואת הזמן שזה לקח לכם. בדיקת מיילים, גלישה באינטרנט, פגישה עם לקוחות, פיתוח עסקי וכד'. בסוף השבוע חלקו את העיסוקים שלכם לקטגוריות עיקריות ועשו חשבון כמה זמן השקעתם בכל אחת מהקטגוריות. התוצאות יסייעו לכם בצורה נפלא ליעל את התפקוד שלכם.
בהצלחה!
