מה באמת קורה במשרד שלך ? האם כיבוי שריפות זה מונח שמתאר כמעט במדויק את העבודה שלך או שיש לך גם זמן לטפל גם בדברים הפחות דחופים אבל לא פחות חשובים?
כולנו רוצים להיות יותר יעילים, להספיק הרבה יותר בפחות זמן, לדעת שבסוף היום הספקנו לקדם דברים שכבר הרבה זמן "תקועים".. והאמת היא שיש הרבה טכניקות שמלמדות היום איך להיות יותר אפקטיביים. העניין הוא שרובנו לא מתעכבים על ללמוד אותן מלכתחילה וגם אם כן – קשה לנו מאד לשנות הרגלים ולהתחיל להתנהל אחרת.
אצל רבים היום מתחיל ברגע הראשון של פתיחת המחשב ואז… גלישה לרשימת המיילים כדי לשחרר רק את מה שדחוף והנה אתם מתעוררים אחרי שעה או שעתיים של עסוק לא מתוכנן במיילים שחלקם היו דחופים וחלקם לא וכמה מהם נכנסו לתיבת המיילים שלכם תוך כדי תנועה.
כשמדובר על ניצול נכון של הזמן או יעילות, רובנו מאד זורמים. אנחנו מאד זורמים עם כל מה שצץ לנו במהלך היום – זה לא רק מייל שפתאום נכנס, זה יכול להיות גם
הודעת ווטסאפ שמושכת את תשומת הלב שלנו ושאנחנו מרגישים שחייבים להגיב לה,
פייסבוק שקורא לנו שוב ושוב ובולע אותנו לתוכו,
טלפונים לא צפויים ועוד המון גזלני תשומת לב וזמן שקוראים לנו
להפסיק רגע ממה שתכננו לעשות ופשוט להגיב.
כל אלה מתווספים כמובן לעבודה השוטפת שאנחנו עושים –
ייצוג הלקוחות, הופעות בבתי המשפט, כתיבת חוזים, טיפול בתיקים ועוד.
ואז נוצר מצב שאנחנו לא עובדים בצורה מתוכננת:
לא קבענו ביומן מתי אנחנו עוסקים באילו נושאים,
לא הקצינו שעה לטלפונים ולקיום שיחות מעקב,
לא הגדרנו לעצמנו זמן מוגבל בפייסבוק לסתם שוטטות או אפילו לצרכי שיווק.
(גם אם השוטטות בפייסבוק היא למטרת שיווק – עדיין צריך להגביל אותה בזמן)
ואנחנו מוצאים את עצמנו בעיקר מכבים שריפות רוב הזמן
מה שלא משאיר לנו זמן לעסוק בדברים הפחות דחופים אבל לא פחות חשובים
ולמעשה לעבוד "על" המשרד במקום לעבוד רק במשרד,
כלומר – לעבוד על הדברים שקשורים בפיתוח העסקי שלנו .
המטרה היא כמובן להתנהל נכון ובצורה מתוכננת עד כמה שאפשר
וברור שפה ושם צצים עניינים דחופים שמבקשים את תשומת ליבנו ותגובתנו המהירה,
אך עדיין, השאיפה היא לעבור ולעבוד על הדברים החשובים
כדי שיהיו לנו כמה שפחות שריפות לכבות.
אז איך בכל זאת מתחילים להתנהל נכון עם הזמן
ומקצים שעות ביומן לעבוד גם על הדברים החשובים ולא רק על הדחופים?
הנה 8 כלים שיעזרו לעשות את זה:
- התחילו כל יום בהקצאה של 15 דקות לתכנון היום שלכם: חישבו אילו תוצאות אתם רוצים לראות בסופו של היום ופעלו לשם.
- הוציאו מתוך רשימת המשימות הגדולה שלכם את המשימות היומיות שלכם, אלה שחייבות להתבצע באותו יום ספציפי אותו אתם מתכננים.
- קבעו סדר עדיפויות בין המשימות שלקחתם על עצמכם על פי הקטגוריות
*** משימות שביצוען הוא קריטי להיום
*** משימות שחשוב לי לבצע היום
*** משימות שאני צריך לעבוד עליהן היום ללא הפרעה עד להשלמה. - הכניסו הכל ליומן – לא רק פגישות עם לקוחות וקולגות אלא הכל – מתי אתם יושבים על אסטרטגיות שיווק, מתי אתם מקיימים שיחות טלפון – בינהן שיחות חזרה ללקוחות, מתי אתם יושבים על דוחות כספיים של המשרד וכו'.. ולמה? כי מה שלא ביומן לא קיים.
- עבדו עם רשימת נקיון – הכינו רשימה של כל הדברים שאתם חייבים לעשות אבל אף פעם לא מגיעים אליהם – והחליטו שבכל יום אתם מוחקים לפחות סעיף אחד מהרשימה ע"י ביצועו.
- הימנעו מדחיינות כמה שאפשר. דחיינות בדר"כ נובעת מכך שאנחנו צריכים לעשות משהו שלא כל כך נוח לנו לעשות ואז, לרוב לא במודע, אנחנו דוחים את העשייה שלו עוד ועוד.החליטו עם עצמכם שאתם לא משתפים יותר פעולה עם הדחיינות. התחילו אפילו בצעדים קטנים – בצעו פעולה קטנה, עשו משהו ממש קטן, אפילו משהו טכני כמו לפתוח מסמך במחשב או להדביק על המסך שלכם פתק עם מספר הטלפון שאתם צריכים להתקשר אליו, אבל תדעו שבכל זאת אתם מתחילים להניע תהליך שימשיך אח"כ.
- קבעו לעצמכם פעולות יומיות אשר מסייעות לאפקטיביות שלכם והפכו אותן לפעולות קבועות ואוטומטיות – כאלה שלא מצריכות מכם חשיבה האם לבצע אותן. לדוגמא ישיבת תכנון יומית של 15 דקות עם המזכירה בתחילת כל יום. ברגע שפעולות מסויימות נעשות באופן אוטומטי – אנחנו לא מתחילים לחשוב עם עצמנו אם כדאי או לא כדאי לעשות אותן, אלא פשוט עושים!
- השתמשו בדמיון – חישבו לעצמכם כמה כיף הולך להיות לכם כשתתנהלו בצורה אפקטיבית יותר, תספיקו יותר, תשדרגו את התוצאות שלכם, תתמלאו בשמחת חיים ותהיו מסופקים הרבה יותר בסוף יום העבודה שלכם. האנרגיה החיובית הכרחית כדי ליצר אפקטיביות.
כמובן שאפשר להמשיך ולכתוב מאמרים ואפילו ספרים רבים על מה עוד אפשר לעשות כדי לנצל את הזמן הרבה יותר טוב, לראות תוצאות הרבה יותר מהר ולהיות מסופקים אבל אני בטוח שגם אם תיישמו רק כלי אחד או שניים מתוך השמונה המוצעים לכם במאמר הזה – אתם כבר תראו שיפור באנרגיה ובתוצאות שלכם.
כיתבו לי בתגובות: האם יש לכם שיטות, טכניקות, טיפים שעובדים עבורכם בכל הקשור להתנהלות יעילה? זה מעניין וזה גם נותן השראה לעורכי הדין האחרים שקוראים את הבלוג.
המשך נפלא ועבודה פוריה.
